摘要
2018年4月，我作为承建单位的项目经理负责了“xx市政务无纸化会议系统”的项目建设任务，该项目旨在提高政务会议表决效率、减少不必要的纸张浪费、降低因印刷会议文件而带来的错误率和提高会议的保密性，以党政通信网络为依托，以专用平板电脑为媒介为政务单位提供无纸化会议服务，实现会议电子表决、会议文件同步下载、文件批注和同屏控制等全方位会议功能。该项目投资220万，建设周期为5个月，并于2018年9月份顺利通过业主单位组织的综合验收。
沟通管理和干系人管理作为项目管理不可忽视的环节，若项目得到良好的沟通管理和干系人管理将可以大大提高项目最终成功概率。本文将通过我在该项目的项目经历，以项目为例，阐述项目沟通管理和干系人管理对项目的重要性，并从规划沟通管理、管理沟通、控制沟通和项目干系人管理4个过程进行论证。
正文
2018年4月，我所在公司承接了“xx市政务无纸化会议系统”的项目建设任务，并委派我作为该项目的项目经理。该项目顺利政务会议的高频性、保密性，以党政通信网络为依托，以专用平板电脑为媒介为各政务单位提供无纸化会议服务，实现会议电子表决、会议文件同步下载、文件批注和同屏控制等全方位会议功能。该项目由“平板电脑借出归还管理系统”、“会议室预约管理系统”、“会议文件阅读系统”、“政务无纸化会议安卓应用”和“政务无纸化会议统一管理后台”5个子系统组成，采用多层系统结构、服务中间件、模块化结构等技术手段，保证了系统的可靠性和可扩展性。该项目部署在xx市政务电子云平台上，申请了两台服务器分别系统的应用部分和数据库部分，另外还申请了两台镜像服务器做灾备，服务器使用centos为操作系统，数据库使用Oracle 11g，使用php7.1开发应用软件，同时还采购了600台开华为平板电脑，陪同自主研发的专用安卓应用软件，实现客户端的兼容性和可维护性。
该项目功能复杂，范围广，涉及干系人众多，各方有效的沟通和合理的项目干系人管理是该项目取得成功的重要条件。下面我将就规划沟通管理、管理沟通、控制沟通和项目干系人管理4个方面进行论述沟通管理和干系人管理的过程。
一、规划沟通管理
规划沟通管理是根据干系人的信息需要和要求及组织可用资产情况，制订核实的项目沟通方式和计划的过程。这个过程的重点是识别和记录与干系人的最有效率和最有效果的沟通方式。在制订沟通计划之前，必须要对项目干系人进行识别、分类和分析，才能为沟通计划奠定基础。我和项目组成员通过项目章程等文档，列出了项目干系人名单，有业主单位高层领导、业主单位负责对接的技术人员、公司领导、项目团队成员等，各类的干系人有着不同的特点，对项目的影响程度也不同，同时也有着不同的沟通需求，所以制订沟通计划时，要有针对性。为此我组织了其他项目的项目经理和有项目政务项目经验的专家一起进行头脑风暴会议，共同讨论沟通管理计划。会后，我根据讨论的结果，裁剪了组织过程资产中的模板，形成了详细的沟通管理计划，内容包括了项目干系人的需求，对项目的预期，以及用于沟通的信息等。
二、管理沟通
管理沟通是根据沟通管理计划，对项目信息进行生成、收集、分发、储存、检索及最终处置的过程。在该项目中业主单位领导和专家是该项目的关键干系人，必须对他们的需求和期望予以重视，每当到达项目阶段里程碑时，我都会组织评审会议，邀请业主单位领导参加，将项目情况摘要通过ppt的形式向他们进行汇报。对于我方领导，他们在项目中参与程度不高，但是他们十分关注项目的成本、效益等内容，每个月末我都会撰写月度绩效报告通过邮件的形式向他们进行汇报。至于项目团队成员，他们专业性强，技术水平高，互相沟通频率高，针对这种情况，我建立了微信工作群，方便大家实时就项目情况进行沟通。
除了对不同项目干系人采用不同的沟通方式外，针对不同性格、领域的干系人也要有针对性地选择合适的人员进行沟通。在该项目中，业主单位的陈工是一个严格的技术专家，我们安排了系统集成工程师小李负责和他沟通，用技术说话，排查技术层面上的沟通障碍；面对市府办的领导，我们派出了富有社会经验、表达能力强的小王作为沟通负责人，沟通到位，减少误会。
三、控制沟通
控制沟通是整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程。对项目沟通进行适宜、合理的控制，可以提高沟通效果，满足干系人对信息的需求，提高工作效率。在项目实施过程中，我发现项目团队内部存在一些沟通障碍，导致项目小组之间的沟通不足、信息不对称等问题，这些问题极大地拖延了项目的进度。为了改进项目的沟通，我将各小组分开办公的方式改为集中办公，办公环境的改善为项目沟通创造了良好的条件。同时我还要求每个项目团队成员每天写工作日志，遇到问题要及时记录并询问问题的负责人，若遇到复杂的问题，则需要进一步整理，然后在周例会上提出来，大家共同沟通解决。至此，通过良好的控制，项目成员之间的沟通效率和效果都得到很好的优化。
四、项目干系人管理
项目干系人管理指对项目干系人需求、希望和期望的识别、并通过沟通上的管理来满足其需求、解决其问题的过程。由于该项目的干系人众多，各干系人处于自身利益，均会对项目施加压力和影响，企图使项目向对自己有利的方向发展，这种冲突不可避免，如何进行有效管理是项目经理的重点工作之一。良好的项目干系人管理能够是干系人达成共识，从而能够确保项目取得成功。
项目前期，市信息中心干系人认为会议专用平板的充电室应该建设在信息中心，方便他们对平板电脑进行检修维护；而市府办的干系人认为平板电脑的充电室应该建设在会议中心，方便会议进行前进行平板电脑的分发；公司领导则认为在两个地方建立充电室，费用过高，超出计划预算。最后通过多次会议，通过充分的沟通和磨合，决定将充电室的建立改为使用充电柜的形式代替，并在信息中心和会议中心各放置一个，各方干系人的需求都得到了满足，解决了问题。
五、总结
通过我和项目团队成员的努力，该项目于2018年9月份通过了业主单位组织的综合验收流程，取得了业主单位领导的高度评价，这一切都离不开科学、合理的沟通管理和干系人管理。在取得项目成功的同时，我也发现自身存在的一些问题，如对业主单位某些领导习惯的沟通方式把握不准，导致有时候信息传达不到位等，最后经过调整，情况都有所改善。这些问题将成为我宝贵的经验，陪伴我继续做好往后的项目管理工作。