摘要
2018年4月，我作为承建单位的项目经理参加了xx市政务无纸化会议系统项目的建设工作。该项目为了响应国家“绿色环保、节能减排”的号召，充分利用信息化技术手段，建立市内统一政务会议平台，旨在提高政务会议的效率、功能性和保密性、实现会议文件管理、会务管理、会议设备管理等多项业务功能。本文将结合本人在该项目取得的经验，以xx市政务无纸化会议系统项目为例，讨论项目管理中xx管理的过程如何xx管理来进行，包括xx管理相关的工具和方法，同时结合项目情况介绍了xx管理的具体做法，并从过程组n个方面进行描述。本文最后部分总结了我在该项目的xx管理的心得体会。该项目投资220万，建设周期5个月，于2018年9月顺利通过了业主单位组织的综合验收流程，目前运行状况良好，得到用户的高度评价。
正文
2018年4月，我所在公司承接了“xx市政务无纸化会议系统”项目，并任命我为该项目的项目经理，该系统顺应政务会议的高频性、保密性等特点，充分利用xx市信息中心资源，以党政通讯网络为依托，以专用平板电脑为媒介为xx市内各机关提供无纸化会服务，旨在减少xxxx，实现实现会议电子表决、文件同步下载、文件批注、同屏控制等全方位会议功能，增强会议信息传递的实时性、安全性、准确性，有效提高会议效率。该系统由“平板电脑借出归还管理子系统”、“会议室预约子系统”、“会议文件查阅子系统”、’‘无纸化会议专用平板应用“和”无纸化会议统一管理后台“五大子系统构成，系统采用了多层体系结构、服务中间件、模块化组织结构等技术手段，充分保证了系统的可扩展性和可靠性。该项目部署在xx市电子政务云平台上，采用了2台服务器做应用部署和数据库部署，同时还申请了两个镜像服务器做灾备，服务器系统采用Centos，数据库为Oracle 11g，采用php7.1作为服务器软件开发语言。另外还采购了600台安卓平板电脑，搭载自主开发的专用安卓无纸化会议软件，以充分应用层面的可靠性和可维护性。
该项目除了涉及自主研发软件部分的内容，还涉及到采购外部平板电脑去运行我司自主研发软件的过程。平板电脑的采购是否得当，直接影响到了我司软件的运行情况，所以项目的采购环节不容忽视。合理的采购管理不仅可以控制我司的成本支出情况，提高经济效益，还直接关系到业主单位最终交付成果的评价。下面我将通过规划采购、实施采购、控制采购和结束采购4个方面对项目采购管理的过程进行描述。
一、规划采购管理
规划采购管理是为规划、编制、管理、执行项目采购而制订政策、程序和文档的过程。古语云：”谋定而后动“，”谋“就是指的是进行计划。在制定采购计划之前，我和项目组通过分析项目范围说明书，获悉该项目需要采购600台平板电脑、9台80位的平板电脑充电柜。为了能够产品的价格进行合理的估算和预测，我们对市面上主流品牌的平板电脑和充电柜进行了调研，调研内容包括产品的市场价位、市场供求情况等。结合调研结果，我组织公司内部的硬件工程师和其他项目组的专家，就该项目采购事宜进行讨论。会议中，我们充分讨论了项目采购的风险，识别出该次采购可能才能存在的风险，包括供应商选择风险、设备不能到货的风险、采购的设备质量未能达到标准、售后维修风险等，并对已识别的风险制订合适的供应商选择标准。会议后，我参考公司采购管理制度及操作流程，结合组织过程资产中的模板，制定了切实可行的采购计划。
二、实施采购
在该项目中，实施采购就是对产品进行选型并试用，最终选择供应商签订合同的过程。在产品选型中，因考虑到平板电脑和充电柜均是市面上成熟且价格稳定的产品，结合采购计划中对产品的要求，我们选择了市面上知名度高的产品进行试用，平板电脑选择的是华为平板、小米平板、联想平板，而充电柜则选择立行、京威和安之星。经过一段时间的使用后，我们发现华为平板和立行充电柜在价格和性能指标上都有明显的优势，经过业主单位和公司领导的同意后，我将这两款产品列入了采购清单中，并选定了对应的区域经销商作为这两款产品的供应商。
我安排公司合同管理员，参照公司合同样本制订了采购合同，合同条款包含产品的规格、数据、价格、验收标准、付款方式、交货地点及交货方式等内容。为了确保合同无漏洞，我邀请公司财务部门、营销部门和法务部门等相关人员进行共同审阅并会签。经过相关部门和供应商对合同条文反复商讨及修订后，合同最终得到定稿。为了控制相关变更带来的影响和风险，合同中特别明确了，合同中任变更发生时，都需要书面通知对方，双方就变更协商一致，方能执行变更，必要时可就变更签订补充协议。
三、控制采购
控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况、并根据需要实施变更和采取有效措施的过程。在该项目采购控制过程中，我通过合同管理，重点监控两部分内容，第一部分是监控采购设备的到货时间和安装进度，第二部分是监控采购设备的质量。
针对第一点，我对所采购的平板电脑充电柜的到货和安装要求设置了几个主要检查节点，要求供应商报告设备的订货情况、货物的拟发日期、到货日期、货物的验收报告、现场安装调试报告等。使到采购设备的物流状态和安装进度在掌握之中。
针对第二点，我安排了测试人员，制作核对单，对到货的平板电脑进行逐一检查，检查内容包括产品外观包装是否完整以及随产品到的使用手册、保修资料是否齐全等，对不合格的产品依据合同内容要求供应商进行退换货。
虽然控制采购的过程存在一定的工作量，但是我相信这些工作量都是必要的，可以为项目的最终成功带来保障。
四、结束采购
当全部采购的设备都按照合同条款进行了验收时，就进入到了结束采购阶段。我向财务部门提交了合同尾款的付款申请，同时也对这次采购活动的过程文件进行归档整理，对这次采购管理中得到的经验和教训进行了备案记录。在结束采购时，我们对这次采购的供应商给予了良好评价，今后可以考虑继续开展合作。和供应商建立健全的长期合作关系可以使日后得到及时优质的供货，从而有效降低项目采购总成本。
五、总结
通过我和项目团队的共同努力，该项目于2018年9月份正式通过了业主单位组织的综合验收流程，得到了业主单位领导的高度评价。在项目得到成功的同时，我也自省了这个过程所发生的问题，包括结束采购过程中尾款的时间有所延迟，导致给供应商造成考核上的压力等，虽然最后都通过有效措施解决了问题，但是也为日后的管理工作敲响了警钟。我将带着这些经验继续做好日后项目管理工作。