摘要
2018年4月，我作为承建单位的项目经理参加了xx市政务无纸化会议系统项目的建设工作。该项目为了响应国家“绿色环保、节能减排”的号召，充分利用信息化技术手段，建立市内统一政务会议平台，旨在提高政务会议的效率、功能性和保密性、实现会议文件管理、会务管理、会议设备管理等多项业务功能。本文将结合本人在该项目取得的经验，以xx市政务无纸化会议系统项目为例，讨论项目管理中xx管理的过程如何xx管理来进行，包括xx管理相关的工具和方法，同时结合项目情况介绍了xx管理的具体做法，并从过程组n个方面进行描述。本文最后部分总结了我在该项目的xx管理的心得体会。该项目投资220万，建设周期5个月，于2018年9月顺利通过了业主单位组织的综合验收流程，目前运行状况良好，得到用户的高度评价。
正文
2018年4月，我所在公司承接了“xx市政务无纸化会议系统”项目，该系统顺应政务会议的高频性、保密性等特点，充分利用xx市信息中心资源，以党政通讯网络为依托，以专用平板电脑为媒介为xx市内各机关提供无纸化会服务，实现实现会议电子表决、文件同步下载、文件批注、同屏控制等全方位会议功能，增强会议信息传递的实时性、安全性、准确性，有效提高会议效率。该系统由“平板电脑借出归还管理子系统”、“会议室预约子系统”、“会议文件查阅子系统”、’‘无纸化会议专用平板应用“和”无纸化会议统一管理后台“五大子系统构成，系统采用了多层体系结构、服务中间件、模块化组织结构等技术手段，充分保证了系统的可扩展性和可靠性。该项目部署在xx市电子政务云平台上，采用了2台服务器做应用部署和数据库部署，同时还申请了两个镜像服务器做灾备，服务器系统采用Centos，数据库为Oracle，采用php作为服务器软件开发语言。另外还采购了600台安卓平板电脑，搭载自主开发的专用安卓无纸化会议软件，以充分应用层面的可靠性和可维护性。
由于该项目功能复杂、范围广、涉及干系人众多、项目进度紧，良好的风险管理显得十分重要，项目的风险可能来自项目的各个方面，项目范围、进度、成本、质量、人力资源等都有产生风险，风险管理作为项目管理中不可忽视的环节，若项目得到良好的风险管理可以大大提高项目成功的概率。下面我通过该项目的经历，从从规划风险管理、识别风险、定性和定量风险分析、风险应对规划、控制风险5个方面叙述风险管理的过程。
一、规划风险管理
规划风险管理是决定如何进行规划和实施项目风险管理活动的过程。古语云：“谋定而后动”，在进行行动之前要有周密的计划，项目管理也一样。在项目风险规划阶段，通过项目章程、目前的项目管理计划，修改组织过程资产中的模板，制定初步的风险管理计划。之后，我邀请业主单位代表、相关领域专家、项目团队成员，针对以往的项目经历，结合公司目前可用的资源，讨论项目风险管理计划的内容，包括风险管理角色和责任，风险管理的预算、方法论、风险类别、风险会议频率等。会后，我整理会议内容得到了该项目的风险管理计划，为之后风险管理活动指明方向、提供指南。
二、识别风险
识别风险是判断哪些风险会对项目造成影响，并书面记录下来的过程。风险识别在整个项目中是不断重复的过程，因此定期召开会议就项目情况，集中讨论去识别风险是非常必要的手段。在该项目中，我们主要采用项目文档评审、头脑风暴和检查表等方法，找出项目的风险种类、风险征兆或警告信号形成、风险的原因、以及可能引起的后果，形成初步的风险登记册。针对该项目的实际情况，我们将风险分为三类风险：
- 技术领域风险，例如该项目依托党政网络进行开发，网络结构复杂，开发难度大；
- 外部风险，例如各机关单位对于无纸化会议的新形式不习惯，容易产生抵触，不利推广；
- 项目管理风险，例如该项目涉及项目干系人众多，在信息传递中，容易产生信息不对称，一旦有需求变更，容易造成需求失真。
三、定性和定量风险分析
定性风险分析是对风险概率和影响进行评估和汇总，进而对风险的进行排序，以便进行下一步分析和行动的过程。而定量风险分析则是量化风险对项目总体目标影响大小的过程。在该过程中，我组织业主单位的代表和技术人员、相关领域专家和项目团队的骨干进行风险分析会议，进行风险评估。根据风险登记册中的风险列表，评估风险概率和风险影响，将各类风险划分为“非常低”、“低”、“中”、“高”和“非常高”。同时和专家判一起探讨，结合我公司历史项目的数据，通过决策树的方法，进行风险定量分析，对可能存在的各种结果量化，并求出其货币期望值，量化地评估项目的各项风险，判定当前最应关注的风险。
四、风险应对规划
风险应对规划是针对项目目标制定提高机会、降低威胁的方案和行动的过程。根据风险识别、定性和定量风险分析，我制定了对应的风险应对计划，使到制定的策略和方法与风险的严重程度相适应、经济有效、可操作，针对不同的风险采用不同的应对方法。
针对技术类风险，要加强质量控制，在每个功能模块完成后，要根据“需求规格说明书”和“质量控制标准”进行测试，及早发现问题，进行调整；
针对外部风险，如各单位对新颖的无纸化会议服务形式产生抵触，可以在项目初期，部分文件采用纸质提供，逐步过渡，并同时收集各用户的使用反馈，进行优化；
针对项目管理风险，如项目干系人众多，信息传递容易不对称的问题，要制定切实可行的沟通计划，保证沟通的有效性和及时性，同时要求项目变更要遵守项目变更流程。
五、控制风险
控制风险是对已识别的风险进行跟踪，监测残余风险，识别新风险和实施风险应对方案和对其有效性进行评估的过程。在该项目中，我通过项目管理软件，对项目的范围、进度、质量、成本等方面进行动态跟踪，随时了解其情况，保证项目范围、进度、质量、成本等方面在控制之中。另外我还要求各项目小组的组长，定期汇报项目实施情况，预测风险的变化，根据其变化情况，调动相应资源去应对。
风险管理工作贯穿整个项目的生命周期，不仅仅要在项目初期进行风险的识别，几乎要在项目实施的各个环节中都有对风险进行识别，这样才能防患于未然。同时对于已经识别的风险，进行分析后，应尽快采取措施去应对，防止风险的影响扩大，而应对风险后需要对风险再一轮进行定量分析，以确定风险等到控制。所有过程互相依赖，环环相扣。
经过我和项目团队的努力，该项目于2018年9月份通过了业主单位组织的综合验收流程，等到了业主单位领导的高度评价。在这个项目成功的同时，我也发现一些问题和教训，就是在定量分析过程中，对风险的后果估算得还不够准确等等，这些问题将变为我宝贵的经验，陪伴我继续做好往后的项目管理工作。