摘要
2018年4月，我作为承建单位的项目经理参加了xx市政务无纸化会议系统项目的建设工作。该项目为了响应国家“绿色环保、节能减排”的号召，充分利用信息化技术手段，建立市内统一政务会议平台，旨在提高政务会议的效率、功能性和保密性、实现会议文件管理、会务管理、会议设备管理等多项业务功能。本文将结合本人在该项目取得的经验，以xx市政务无纸化会议系统项目为例，讨论项目管理中xx管理的过程如何xx管理来进行，包括xx管理相关的工具和方法，同时结合项目介绍了xx管理的具体做法，并从过程组n个方面进行描述。本文最后部分总结了我在该项目的xx管理的心得体会。该项目投资220万，建设周期6个月，于2018年10月顺利通过了业主单位组织的综合验收流程，目前运行状况良好，得到用户的高度评价。
正文
2018年4月，我所在公司承接了“xx市政务无纸化会议系统”的项目建设任务，并委派我作为该项目的项目经理。该项目顺利政务会议的高频性、保密性，以党政通信网络为依托，以专用平板电脑为媒介为各政务单位提供无纸化会议服务，实现会议电子表决、会议文件同步下载、文件批注和同屏控制等全方位会议功能。该项目由“平板电脑借出归还管理系统”、“会议室预约管理系统”、“会议文件阅读系统”、“政务无纸化会议安卓应用”和“政务无纸化会议统一管理后台”5个子系统组成，采用多层系统结构、服务中间件、模块化结构等技术手段，保证了系统的可靠性和可扩展性。该项目部署在xx市政务电子云平台上，申请了两台服务器分别系统的应用部分和数据库部分，另外还申请了两台镜像服务器做灾备，服务器使用centos为操作系统，数据库使用Oracle 11g，使用php7.1开发应用软件，同时还采购了600台开华为平板电脑，配套有自主研发的专用安卓应用软件，实现客户端的兼容性和可维护性。
由于该项目范围广、功能复杂、涉及采购内容多，良好的项目成本管理显得十分重要。项目成本、进度、质量作为项目管理最重要的三大要素，科学合理的项目成本管理应该要顾及项目进度和质量的前提下，保证项目成本尽量达到最优化。本人将通过该项目的经历，从规划成本管理、成本估算、成本预算和控制成本四个方面，讲述本人项目成本管理的过程。
一、规划项目成本管理
凡事预则立不预则废，规划项目成本管理是为编制、管理和执行项目成本管理活动而制定政策、程序、文档的过程。一个良好的计划可以为后续的管理活动提供指导、指明方向。针对以往部分信息化系统建设轻文档、清计划和重实施的现象，我邀请其他项目组有相关工作经验的项目经理共同参与会议，依据项目管理计划、项目章程等等文档，结合项目实际情况，讨论该项目成本管理计划的制定。会后，我根据讨论结果，裁剪组织过程资产中的项目模板得出项目成本管理计划，包含人员职责分工、成本汇报格式、汇报频率、所用工具、方法以及流程等内容，为后续的成本管理活动打下基础。
二、成本估算
成本估算是对为完成项目工作、服务所需资金进行的近似值估算的过程。成本估算是成本预算和控制成本的前提，准确的成本估算可以保障成本预算和控制成本的合理性。我们根据项目范围基准中的WBS结构，结合项目计划中对人员和进度的要求，采用自下而上的方式估算项目成本。
我们首先识别出构成项目成本的几大科目，为减少估算误差，我们对不同的科目使用不同的有针对性估算方法。该项目中，我们将主成本分为硬件设备部分、软件开发部分、会议现场支撑服务部分等。针对硬件设备部分，我们和公司采购部门一起根据采购清单，通过市场调研、多方比价的手段，确定硬件设备的单价，进而确定出该部分的成本费用；而针对软件开发部分，我们采用类比估算法，通过以往的项目经验，评估各功能模块的代码行数，结合公司开发人员的工作效率和资源费率，估算出该部分的成本费用；针对会议现场支撑服务，我们采用参数估算法，以会议召开频率、支撑人员数量、人员费率等变量为参数，估算该部分的成本费用。在估算的同时，我们也积极寻找是否存在更优的可替代资源，以求得对成本估算的优化。另外针对硬件设备因销售季度带来的价格波动、功能规模估算的误差等可识别的风险，我们还预留一部分应急储备。最后对上述得出的成本估算结果进行汇总，得出该项目的总成本估算。
三、成本预算
成本预算是汇总项目所有单个活动或工作的估算成本，建立一个经批准的成本基准的过程。在得到项目总成本估算的基础上，我们将项目总成本分摊到WBS上各个工作包上，再将工作包的成本分解到各个包内的活动中，最后确定各项成本预算支出的时间计划和项目预算计划，形成项目成本基准，作为项目成本控制的依据。为解决项目资金紧张的问题，我们采用资金限制平衡的方法，调整项目计划，平衡项目资金支出。根据合同的要求，我们需要为业主单位提供600台平板电脑，为了缓解资金压力，我们采用分阶段采购的手段进行采购，在项目测试阶段采购50台、项目用户内测阶段再采购100台、小范围试用时采购200台，正式推广使用前再将剩下的250台采购回来，使得资金支出曲线趋于平缓，降低项目资金风险。另外在进行成本预算工作时，考虑到项目在管理上的储备，对于如“无纸化会议安卓应用”功能复杂的子项目，我们按5-10%的比例预留管理储备，以应对未知的风险。
四、控制成本
控制成本是监督项目成本状态，管理项目成本变更、更新项目成本使用情况的过程。控制成本过程和控制进度、控制质量的过程相辅相成，科学合理的成本控制手段，应该尽量避免因成本控制而带来进度、质量上的偏差。在该项目中，我主要采用以下手段进行控制成本：
- 使用OmniPlan工具对成本进行动态跟踪，随时了解费用使用的情况，并建立成本预警机制，在成本出现超支征兆时，采取应对手段，及时控制；
- 通过挣值分析法，计算项目的成本绩效指标和进度绩效指标，了解项目进度和成本方面的相互作用的结果，防止项目延时完成的同时保障不超出预算；
- 建立切实可行的内部成本管理制度，加强内部管理。包括，对各种采购的生产工具进行审查，看是否必要。对考勤情况进行核对，看考勤管理是否执行到位等。提高成本利用率和工作效率。
- 加强质量监控，避免因返工而产生的额外成本。在每一个子项目完成时，都要按照“需求规格说明书”和“质量验收标准”进行测试，发现问题及时纠正。
在团队成员的共同努力下，2018年9月该项目顺利通过了业主单位组织的综合验收，得到业主单位领导的高度评价。该项目的成功离不开科学合理的项目成本管理工作，只有保证了项目经济效益，才能保证项目的建设有足够资金支持。当然这个过程中，也产生了一些问题和教训，如在安卓平板端功能上的成本估算上还是存在一定的偏差，究其根本原因是对安卓开发的工作内容不够深入了解。这些问题和教训将成为我宝贵的经验，我将带着这些经验进一步做好日后项目管理工作。